3.7 Excel 365: Gestión de Datos
Actualizado a 2026
CCAA
📌
Relevancia en oposiciones: Tema fundamental para pruebas de ofimática. Se evalúa la capacidad para manipular grandes conjuntos de datos administrativos (expedientes, registros, inventarios) usando herramientas avanzadas de Excel 365.
3.7.1 Concepto y alcance en Excel 365
Gestión de datos en Excel 365: Conjunto de herramientas avanzadas que permiten manipular, organizar, validar y analizar información en hojas de cálculo, optimizando el trabajo con grandes volúmenes de datos en contextos administrativos.
Áreas clave para administración
📊 Clasificación
Ordenación lógica de registros
• Ordenar por múltiples criterios
• Listas personalizadas
• Jerarquías administrativas
• Ordenar por múltiples criterios
• Listas personalizadas
• Jerarquías administrativas
🧹 Depuración
Eliminación datos incorrectos
• Quitar duplicados
• Texto en columnas
• Relleno rápido
• Quitar duplicados
• Texto en columnas
• Relleno rápido
✅ Validación
Control calidad información
• Listas desplegables
• Formatos específicos
• Fórmulas personalizadas
• Listas desplegables
• Formatos específicos
• Fórmulas personalizadas
🔍 Segmentación
Filtrado para análisis
• Filtros automáticos
• Filtros avanzados
• Segmentación de datos
• Filtros automáticos
• Filtros avanzados
• Segmentación de datos
3.7.2 Ordenación avanzada en Excel 365
Ordenar por múltiples niveles
1️⃣ Seleccionar datos
Rango completo incluyendo
• Encabezados de columnas
• Todas las filas de datos
• Columnas relacionadas
• Encabezados de columnas
• Todas las filas de datos
• Columnas relacionadas
2️⃣ Acceso ordenación
• Datos → Ordenar
• O botón ordenar en pestaña
• Atajo: Panel ordenar
• O botón ordenar en pestaña
• Atajo: Panel ordenar
3️⃣ Añadir niveles
• "Agregar nivel"
• Priorizar criterios
• Hasta 64 niveles posibles
• Reordenar arrastrando
• Priorizar criterios
• Hasta 64 niveles posibles
• Reordenar arrastrando
4️⃣ Configurar cada nivel
• Columna a ordenar
• Criterio (valor, color, icono)
• Orden (A-Z, Z-A, personalizado)
• "Mis datos tienen encabezados"
• Criterio (valor, color, icono)
• Orden (A-Z, Z-A, personalizado)
• "Mis datos tienen encabezados"
📋 Ejemplo: Ordenar registros de personal
1er nivel: Departamento
• Orden: A-Z
• Criterio: Valores
• Agrupa por área funcional
• Criterio: Valores
• Agrupa por área funcional
2do nivel: Apellidos
• Orden: A-Z
• Criterio: Valores
• Orden alfabético interno
• Criterio: Valores
• Orden alfabético interno
3er nivel: Fecha ingreso
• Orden: Antiguo a Reciente
• Criterio: Fechas
• Antigüedad por departamento
• Criterio: Fechas
• Antigüedad por departamento
💡 Resultado: Lista organizada jerárquicamente por área, alfabéticamente por empleado y con antigüedad dentro de cada grupo.
3.7.3 Filtrado avanzado en Excel 365
🔘 Filtros Automáticos
Activación:
• Datos → Filtro
• O Ctrl+Shift+L
• Datos → Filtro
• O Ctrl+Shift+L
Tipos:
• Por valores específicos
• Condiciones numéricas
• Color de celda/fuente
• Búsqueda textual
• Por valores específicos
• Condiciones numéricas
• Color de celda/fuente
• Búsqueda textual
✅ Ideal para: Análisis rápidos y consultas simples
🎯 Filtros Avanzados
Activación:
• Datos → Avanzado
• Grupo Ordenar y filtrar
• Datos → Avanzado
• Grupo Ordenar y filtrar
Características:
• Criterios complejos (Y/O)
• Copiar resultados a otra ubicación
• Usar fórmulas como criterios
• Múltiples condiciones
• Criterios complejos (Y/O)
• Copiar resultados a otra ubicación
• Usar fórmulas como criterios
• Múltiples condiciones
✅ Requerido para: Informes complejos y análisis detallados
Crear filtro avanzado con criterios múltiples
1️⃣ Área de criterios
Crear fuera de datos
• Replicar encabezados
• Espacio suficiente
• Misma estructura
• Replicar encabezados
• Espacio suficiente
• Misma estructura
2️⃣ Definir condiciones
Misma fila = condición Y
Filas diferentes = condición O
• Usar operadores
• Fórmulas permitidas
Filas diferentes = condición O
• Usar operadores
• Fórmulas permitidas
3️⃣ Configurar filtro
• Datos → Avanzado
• Rango lista (datos)
• Rango criterios
• Copiar a (opcional)
• Rango lista (datos)
• Rango criterios
• Copiar a (opcional)
4️⃣ Verificar resultados
• Comprobar registros
• Validar criterios
• Ajustar si necesario
• Documentar filtro
• Validar criterios
• Ajustar si necesario
• Documentar filtro
3.7.4 Validación de datos profesional
Tipo validación
Configuración Excel 365
Ejemplo administrativo
Mensaje error personalizado
Lista desplegable
Lista de valores separados por coma
Departamentos: "Contabilidad,RRHH,Compras"
"Seleccione departamento válido"
Número entero
Entre mínimo y máximo
Días vacaciones: 0 a 30
"El valor debe estar entre 0 y 30 días"
Fecha
Mayor/menor que fecha
Solicitudes: No futuras a hoy
"La fecha no puede ser futura"
Longitud texto
Número exacto caracteres
DNI: 9 caracteres
"Introduzca DNI válido (8+1)"
Fórmula personalizada
Expresión lógica
=Y(ESNUMERO(IZQUIERDA(A1,8)),ESLETRA(DERECHA(A1,1)))
"Formato DNI incorrecto"
Configurar lista desplegable dinámica
1. Crear lista valores
• Hoja separada o área
• Valores actualizables
• Sin espacios innecesarios
• Orden lógico
• Valores actualizables
• Sin espacios innecesarios
• Orden lógico
2. Seleccionar celdas
• Celdas a validar
• Rango continuo
• Mismo tipo de datos
• Sin mezclar tipos
• Rango continuo
• Mismo tipo de datos
• Sin mezclar tipos
3. Aplicar validación
• Datos → Validación
• Tipo: Lista
• Origen: rango o fórmula
• =INDIRECTO("NombreRango")
• Tipo: Lista
• Origen: rango o fórmula
• =INDIRECTO("NombreRango")
4. Mensajes
• Mensaje entrada
• Mensaje error
• Estilo error
• Personalizar texto
• Mensaje error
• Estilo error
• Personalizar texto
3.7.5 Herramientas de depuración de datos
🧹 Quitar duplicados
Uso: Eliminar registros repetidos
Acceso: Datos → Quitar duplicados
Opciones: Seleccionar columnas comparar
Ejemplo: Limpiar lista de proveedores
Acceso: Datos → Quitar duplicados
Opciones: Seleccionar columnas comparar
Ejemplo: Limpiar lista de proveedores
⚠ Importante: Hacer copia de seguridad antes de eliminar
📝 Texto en columnas
Uso: Dividir contenido combinado
Acceso: Datos → Texto en columnas
Opciones: Por delimitador o ancho fijo
Ejemplo: Separar apellidos y nombres
Acceso: Datos → Texto en columnas
Opciones: Por delimitador o ancho fijo
Ejemplo: Separar apellidos y nombres
💡 Consejo: Usar columnas vacías a la derecha
⚡ Relleno rápido
Uso: Extraer/Combinar datos automáticamente
Acceso: Ctrl+E
Opciones: Reconocimiento de patrones
Ejemplo: Crear emails corporativos
Acceso: Ctrl+E
Opciones: Reconocimiento de patrones
Ejemplo: Crear emails corporativos
✨ Excel 365: Funciona con IA para reconocer patrones
3.7.6 Tablas de Excel para gestión profesional
Convertir datos en tabla estructurada
1️⃣ Seleccionar datos
Rango completo
Incluir encabezados
Sin filas/columnas vacías
Incluir encabezados
Sin filas/columnas vacías
2️⃣ Insertar tabla
Insertar → Tabla
O Ctrl+T
Confirmar opciones
O Ctrl+T
Confirmar opciones
3️⃣ Verificar encabezados
"Tabla tiene encabezados"
Nombres descriptivos
Sin espacios especiales
Nombres descriptivos
Sin espacios especiales
4️⃣ Personalizar estilo
Pestaña Diseño tabla
Estilos predefinidos
Opciones de tabla
Estilos predefinidos
Opciones de tabla
Ventajas de tablas para administración
🧮 Fórmulas estructuradas
Usar nombres campo
Referencias automáticas
Fórmulas más legibles
=SUMA(Table1[Ventas])
Referencias automáticas
Fórmulas más legibles
=SUMA(Table1[Ventas])
📈 Expansión automática
Nuevos datos heredan
• Formato
• Fórmulas
• Estructura
• Formato
• Fórmulas
• Estructura
🎛️ Segmentación
Filtros visuales
Interactivos
Múltiples criterios
Diseño personalizable
Interactivos
Múltiples criterios
Diseño personalizable
🔗 Compatibilidad
Tablas dinámicas
Power Query
Power BI
Exportación fácil
Power Query
Power BI
Exportación fácil
📚 RESUMEN PARA OPOSICIONES
- La gestión profesional de datos en Excel 365 es esencial para tareas administrativas
- La ordenación multinivel permite organizar información compleja jerárquicamente
- Los filtros avanzados resuelven necesidades de análisis específicas con criterios Y/O
- La validación de datos garantiza calidad y consistencia de la información
- Las herramientas de depuración ahorran tiempo en limpieza de bases de datos
- Las tablas estructuradas facilitan manejo y análisis continuo de información
- En exámenes, demostrar dominio de estas herramientas en contextos administrativos reales