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Access: Consultas

Consultas

Las consultas en Access permiten buscar, filtrar y combinar información de una o varias tablas para visualizar únicamente los datos relevantes. Son herramientas clave para el análisis, automatización y generación de informes en bases de datos, y constituyen uno de los apartados más frecuentes en los tests para oposiciones de administrativo, tanto a nivel teórico como práctico.

5.6 Access 365: Fundamentos de Bases de Datos
Actualizado 2026 CCAA AGE/span>

📌
Relevancia en oposiciones: Este tema representa el 15-20% del módulo de ofimática. Se evalúa en pruebas teóricas y prácticas sobre diseño, creación y consulta de bases de datos relacionales con Access 365.

5.6.1 Conceptos fundamentales de bases de datos

Base de datos en Access 365: Conjunto organizado de datos relacionados entre sí, almacenados en tablas que siguen un modelo relacional, permitiendo la gestión eficiente, consulta y análisis de información mediante el sistema de gestión de bases de datos (SGBD) de Microsoft.

Componentes básicos de Access 365

📊 Tablas
Estructura principal
• Campos y registros
• Tipos de datos
• Claves primarias
🔍 Consultas
Preguntas a los datos
• SQL y QBE
• Criterios de filtrado
• Unión de tablas
📝 Formularios
Interfaz de usuario
• Entrada de datos
• Navegación
• Validación
📑 Informes
Salida formateada
• Agrupaciones
• Totales
• Exportación

5.6.2 Diseño de bases de datos relacionales

Modelo Entidad-Relación (MER)

🏢 Entidades
Objetos del mundo real
• Tablas en Access
• Ej: Empleados
• Ej: Departamentos
📋 Atributos
Características de entidades
• Campos en tablas
• Ej: Nombre, DNI
• Tipos de datos
🔗 Relaciones
Conexiones entre entidades
• Uno a Uno (1:1)
• Uno a Muchos (1:N)
• Muchos a Muchos (N:M)

Normalización de bases de datos

Forma
Objetivo
Regla principal
Aplicación
1FN
Eliminar repeticiones
Valores atómicos sin tablas dentro de tablas
Todos los campos simples
2FN
Eliminar dependencias parciales
Atributos dependen de toda clave primaria
Claves compuestas
3FN
Eliminar dependencias transitivas
Atributos no clave independientes entre sí
Optimización final

5.6.3 Creación y gestión de tablas en Access 365

Tipos de datos principales en Access 365

Tipo de dato
Tamaño
Uso recomendado
Ejemplo
Texto corto
Hasta 255 chars
Nombres, códigos, teléfonos
"Juan Pérez"
Número
1, 2, 4, 8 bytes
Cantidades, edades, códigos numéricos
25, 1500.50
Fecha/Hora
8 bytes
Fechas, horas, fechas-hora
15/03/2025
Sí/No
1 bit
Valores booleanos, opciones
Sí/No, True/False
Autonumérico
4 bytes
Claves primarias únicas
1, 2, 3...

Creación de tablas en Access 365

1️⃣ Diseño de tabla
• Definir campos
• Asignar tipos de datos
• Establecer clave primaria
• Configurar propiedades
2️⃣ Propiedades campos
• Tamaño campo
• Formato de visualización
• Reglas de validación
• Valores predeterminados
3️⃣ Índices
• Mejorar rendimiento
• Campos únicos
• Campos de búsqueda frecuente
• Índices compuestos
4️⃣ Relaciones
• Definir relaciones
• Integridad referencial
• Actualización en cascada
• Eliminación en cascada

5.6.4 Consultas en Access 365

🔍 Consulta de selección
Función:
Recuperar datos de tablas
• Filtrado con criterios
• Ordenación de resultados
• Cálculos con datos
Ejemplo SQL:
SELECT * FROM Empleados
WHERE Departamento = 'Ventas';
⚡ Consulta de acción
Función:
Modificar datos en tablas
• Actualizar registros
• Eliminar registros
• Añadir registros
Ejemplo SQL:
UPDATE Productos
SET Precio = Precio * 1.10
WHERE Categoria = 'Electrónica';
🎯 Consulta parámetros
Función:
Solicitar valores al ejecutar
• Datos dinámicos
• Reutilización consultas
• Interactividad
Ejemplo SQL:
SELECT * FROM Ventas
WHERE Fecha BETWEEN
[Fecha inicio] AND [Fecha fin];

Diseño de consultas en Access 365

🛠️ Proceso de creación:
1. Vista Diseño: Seleccionar tablas involucradas
• Arrastrar campos a la cuadrícula QBE
• Establecer relaciones entre tablas
• Definir criterios de selección
2. Criterios avanzados:
• Operadores: =, <, >, <>, LIKE, BETWEEN
• Comodines: * (varios caracteres), ? (un carácter)
• Funciones: SUM(), AVG(), COUNT(), MAX(), MIN()
3. Agrupaciones y totales:
• Agrupar por campos
• Calcular totales
• Filtrar grupos con HAVING

5.6.5 Formularios e informes

Formularios en Access 365

👤 Formulario individual
• Un registro por pantalla
• Navegación registro a registro
• Ideal para entrada de datos
• Asistente rápido creación
📋 Formulario tabular
• Varios registros visibles
• Estilo tabla/hoja cálculo
• Edición múltiple simultánea
• Búsqueda rápida
🎛️ Formulario dividido
• Combinación de vistas
• Parte superior: formulario individual
• Parte inferior: vista hoja datos
• Sincronización automática
🔧 Controles de formulario:
  • Cuadro de texto: Para entrada y visualización de datos
  • Etiqueta: Para títulos y descripciones
  • Botón de comando: Para ejecutar acciones
  • Cuadro combinado: Para listas desplegables
  • Casilla de verificación: Para opciones Sí/No
  • Subformulario: Para mostrar datos relacionados

Informes en Access 365

Sección informe
Contenido típico
Ejecución
Encabezado informe
Título, logo, fecha generación
Una vez al principio
Encabezado página
Número página, título columnas
Cada nueva página
Detalle
Datos de registros, información principal
Por cada registro
Pie de página
Número página, pie de página
Cada página
Pie de informe
Totales generales, conclusiones
Una vez al final

5.6.6 Preguntas frecuentes en oposiciones

❓ Pregunta tipo test (simulacro)
¿Qué tipo de campo en Access 365 se utiliza generalmente para crear una clave primaria que se autoincremente automáticamente?
A
Campo de texto con validación
B
Campo numérico con formato moneda
✓
Campo Autonumérico
D
Campo Fecha/Hora con valor predeterminado
💡 Explicación: El campo Autonumérico en Access 365 genera automáticamente un valor único secuencial para cada nuevo registro, lo que lo hace ideal para claves primarias. Garantiza unicidad sin intervención del usuario y evita duplicados.

Errores comunes en exámenes

❌
No definir clave primaria en tablas
❌
Confundir 1FN, 2FN y 3FN en normalización
❌
Usar tipos de datos incorrectos para campos
❌
No establecer integridad referencial en relaciones
📚 RESUMEN PARA OPOSICIONES
  1. Access 365 es un SGBD relacional para gestionar bases de datos
  2. El diseño adecuado requiere normalización y relaciones bien definidas
  3. Las tablas almacenan datos, las consultas los recuperan y analizan
  4. Formularios facilitan la entrada de datos e informes presentan resultados
  5. El dominio de SQL básico es esencial para consultas avanzadas
💡
Consejo final para práctica:
Practica con Access 365 creando bases de datos completas: diseñar tablas, establecer relaciones, crear consultas con criterios diversos, diseñar formularios para entrada de datos y generar informes con agrupaciones y totales. La práctica real es clave para entender los conceptos.
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